skip to Main Content

Sekretesspolicy Ung Företagsamhet rf – UF Materialbank

1. Personuppgiftsansvarig Ung Företagsamhet rf, Kuortanegatan 2, 00510 Helsingfors [email protected], tfn: 044 7287, FO-nummer: 1813465-6

2. Kontaktperson Virpi Utriainen, Kuortanegatan 2, 00510 Helsingfors, tfn: 040 701 3038 och [email protected]

3. Registrets namn Medlem i Ung Företagsamhet rf:s webbsystem och beställningsregister på adressen: www.nuoriyrittajyys.fi/materiaalipankki.

4. Syftet med behandlingen och rättslig grund för behandlingen Uppgifterna samlas in för att stödja genomförandet av UF:s program samt i kommunikations- och kontaktsyfte.

För genomförandet av programmen registrerar sig lärarna i UF Materialbankens webbplattform för följande ändamål:

  • Beställning av undervisningsmaterial
  • Genomförande av studieprogram
  • Nerladdning av webbmaterial till studieprogrammen
  • Genomförande av slutliga tester inom studieprogrammen
  • Administration av programmen
  • För att kunna kontakta lärare som har deltagit i nuvarande och tidigare program
  • I forsknings- och utredningssyfte för utveckling av verksamheten.

Behandlingen av uppgifter grundar sig på uppgiftslämnarens samtycke, och de lärare som deltar i programmen lägger själva in sina uppgifter i systemet.

För genomförandet av programmens slutliga test samlas elevernas för- och efternamn in, för att läraren ska kunna identifiera de elever som genomför testet. Istället för att använda sina namn kan eleverna få varsin signatur av läraren som läraren sedan kan koppla till respektive elev som har utfört testet. Testresultaten kan användas i forskningssyfte, och då raderas elevernas uppgifter innan svaren behandlas.

Uppgifterna behandlas i systemet WordPress, och de personer som behandlar uppgifterna är de personer som ansvarar för systemet.

Beställningarna behandlas av personalen på Ung Företagsamhet rf.

5. Registrets innehåll Av de registrerade samlas följande uppgifter in:

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Arbetsmail
  • Läroanstalt där läraren undervisar
  • Lärarens arbetsbeskrivning.

Uppgifter som lagras:

  • Aktiveringsformuläret lagrar uppgifter om vilka UF-program läraren är intresserad av under läsåret. Uppgiften lagras i systemet Salesforce.
  • Uppgifter om materialbeställningar lagras i systemet Salesforce.
  • För- och efternamn (eller signaturen som läraren ger) på de som genomför de slutliga testerna samt deras svar lagras i lärarens administrationsverktyg.
  • Uppgifter om prestationsanteckningar och respons som läraren lämnar som avslutning på ett program lagras i systemet Salesforce.

6. Regelmässiga uppgiftskällor De registrerade matar själva in alla sina uppgifter i systemen. För den registeransvariges del kan uppgifter på begäran kompletteras eller korrigeras.

7. Mottagare av personuppgifter / regelmässigt utlämnande av uppgifter Personuppgifter lämnas inte regelmässigt ut utanför organisationen utan personens samtycke. Begäran om utlämnande gäller oftast media, som vill skriva om UF Materialbankens användare, och i dessa fall tillfrågas personen separat om samtycke till utlämnande av uppgifterna.

Uppgifterna lagras i Ung Företagsamhet rf:s system Salesforce, där de används för statistikföring.

8. Överföring till tredje land Personuppgifterna lagras i det system som hanterar programmets webbplats. Systemet upprätthålls på en server som finns i Holland.

Därtill sparas uppgifterna om UF-företagen i systemet Salesforce, som lagrar uppgifterna inom EU enligt kraven i dataskyddsförordningen (GDPR).

9. Lagringstid för personuppgifter eller kriterier för fastställande av lagringstid Uppgifter om registrerade användare raderas inte. Lärarna har möjlighet att begära radering av uppgifter.

Uppgifter om materialbeställningar (skolans uppgifter, antalet elever, beställt program och datum för genomförande) raderas inte. Beställningsuppgifterna används för statistikföring. Uppgifterna lagras i systemet Salesforce.

Uppgifterna i aktiveringsformuläret raderas varje år när ett nytt läsår börjar.

Svaren i de slutliga testerna raderas på begäran av läraren, annars lagras de i två läsår och raderas därefter.

Uppgifter om prestationsanteckningar (namn, region, skola, program, årskurs och fritt formulerad respons) raderas inte. Uppgifterna används för statistikföring och lagras i systemet Salesforce.

10. Principer för skydd av registret Uppgifterna i systemet samlas inte in eller lagras i fysisk form.

De elektroniska uppgifterna skyddas på följande sätt:

  • Åtkomsten till databehandlingsprogrammen, systemet och hårdvarorna kräver ett personligt användarnamn och lösenord.
  • Systemets dataskydd är ordnat genom avgiftsbelagda säkerhetsplugin (WordFence) till systemet WordPress, och systemet uppdateras regelbundet.
  • Systemet innehåller inte känsliga personuppgifter som anges i 11 § i personuppgiftslagen och inte heller personbeteckningar.
  • Vid eventuella säkerhetsöverträdelser agerar Ung Företagsamhet på följande sätt:
    • Från systemet hämtas manuellt en rapport, som innehåller alla personers e-postadresser. Att skapa rapporten manuellt tar cirka 15 minuter, eftersom någon motsvarande rapport inte används normalt.
    • Listan kopieras till e-postsystemet.
    • Ett meddelande sammanställs där den upptäckta överträdelsen och uppgifter som eventuellt har läckt ut beskrivs.
    • Uppgifternas innehavare ombeds vidta nödvändiga åtgärder.
    • Vid behov kan systemets alla lösenord nollas och användaren kan begära ett nytt lösenord till den e-postadress som han eller hon har angivit.
11. Den registrerades rätt till insyn Den registrerade kan logga in i webbsystemet och kontrollera sina egna uppgifter under punkten Min portfölj. Den registrerade kan även byta sitt lösenord till systemet under Ändra lösenord.

Vid behov har den registrerade rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som behandlas i personregistret. Begäran om kontroll ska framföras skriftligen, förses med underskrift och skickas till ovanstående kontaktperson som ansvarar för registerärenden.

12. Den registrerades rätt att begära korrigering av uppgifter Den registrerade har rätt att begära att felaktiga uppgifter i registret korrigeras. I begäran om korrigering av uppgifter ska felet som behöver korrigeras specificeras och den rätta uppgiften anges. Begäran om korrigering ska skickas skriftligen till ovanstående kontaktperson som ansvarar för registerärenden.

13. Den registrerades övriga rättigheter Den registrerade har rätt att begära radering av sina personuppgifter ur registret, begära begränsning av behandlingen av sina personuppgifter eller invända mot behandlingen av sina personuppgifter.

Om den registrerade kräver att personuppgifterna raderas eller invänder mot behandlingen av dem, verkställs begäran, men samtidigt upphör den registrerades möjlighet att delta i kurser, eftersom kursens lärare inte har möjlighet att ge respons eller returnera kursuppgifter utan uppgifter om deltagaren i kursen.

Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till behörig tillsynsmyndighet om den registrerade anser att Ung Företagsamhet rf inte har behandlat personuppgifterna i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Kontaktuppgifterna till tillsynsmyndigheten är:

Dataombudsmannens byrå

PB 800

00521 HELSINGFORS

E-post: [email protected]

Växel: 029 56 66700

www.tietosuoja.fi

Back To Top